การจัดโต๊ะและเก้าอี้สำหรับงานประชุม

อุปกรณ์งานอีเวนต์ไม่ได้มีขนาดเดียวที่ใช้ได้กับทุกงาน เวทีที่ดูพอดีในภาพอาจเล็กเกินไปเมื่อมีพิธีกรและแขกร่วมกิจกรรม ระบบเสียงที่ใช้ได้ในห้องประชุมอาจไม่ครอบคลุมพื้นที่กลางแจ้ง ส่วนเต็นท์ที่คำนวณจากจำนวนคนอย่างเดียวอาจไม่มีพื้นที่เหลือสำหรับทางเดินหรือโต๊ะอาหาร การเลือกอุปกรณ์จึงควรพิจารณาพื้นที่ กิจกรรม และการใช้งานจริงร่วมกัน

เลือกเวทีจากกิจกรรม ไม่ใช่จากจำนวนคนอย่างเดียว

เริ่มจากดูว่าจะมีใครขึ้นเวทีและทำอะไรบ้าง หากมีเพียงพิธีกรกับโพเดียม พื้นที่ที่ต้องใช้อาจไม่มาก แต่ถ้ามีวงดนตรี การแสดง มอบรางวัล หรือผู้ร่วมกิจกรรมหลายคน ต้องเผื่อพื้นที่สำหรับอุปกรณ์และการเคลื่อนไหว ควรคำนึงถึงความสูงของหลังคา ระยะมองเห็นของผู้ชม ทางเข้าเวที บันได และราวกันตกด้วย

ระบบเสียงต้องสัมพันธ์กับพื้นที่และเนื้อหาของงาน

งานพูดเน้นความชัดของเสียง ส่วนงานดนตรีต้องรองรับย่านเสียงและกำลังที่มากขึ้น พื้นที่ในอาคารมีผนังและเพดานที่ทำให้เกิดเสียงสะท้อน ขณะที่งานกลางแจ้งเสียงกระจายและได้รับผลจากลม การบอกขนาดพื้นที่ จำนวนคน ตำแหน่งเวที และรูปแบบกิจกรรมจะช่วยให้จัดจำนวนลำโพง ไมโครโฟน และจุดวางได้เหมาะสม

ระบบแสงแบ่งเป็นแสงใช้งานและแสงสร้างบรรยากาศ

แสงใช้งานช่วยให้ผู้ร่วมงานเดินและมองเห็นได้อย่างปลอดภัย ส่วนแสงเวทีและแสงตกแต่งช่วยสร้างจุดสนใจและภาพถ่ายที่สวยขึ้น ควรแจ้งช่วงเวลาจัดงาน สีหรือธีม และกิจกรรมบนเวที หากมีการถ่ายภาพหรือวิดีโอควรเตรียมแสงให้ใบหน้าชัด ไม่มืดหรือเกิดเงารบกวน

เต็นท์ต้องเผื่อพื้นที่ใช้งานจริง

นอกจากจำนวนผู้ร่วมงาน ต้องเผื่อพื้นที่สำหรับโต๊ะ เก้าอี้ เวที จุดลงทะเบียน อาหาร ทางเดิน และพื้นที่บริการ รูปแบบการจัดโต๊ะมีผลต่อจำนวนคนที่รองรับได้ ควรตรวจพื้นสำหรับยึดเต็นท์ ทิศทางลม ทางระบายน้ำ และพื้นที่สำรองเมื่อฝนสาด ไม่ควรวางเต็นท์กีดขวางทางเข้าออกหรือทางฉุกเฉิน

โต๊ะและเก้าอี้ต้องตรงกับรูปแบบกิจกรรม

งานประชุม งานเลี้ยง และงานพิธีใช้การจัดที่นั่งต่างกัน ควรเผื่อเก้าอี้สำรองและพื้นที่สำหรับผู้สูงอายุหรือผู้ใช้รถเข็น หากเป็นงานที่มีการรับประทานอาหารต้องตรวจระยะห่างให้พนักงานบริการเดินได้สะดวก รวมถึงเลือกผ้าคลุมและรูปแบบโต๊ะให้เข้ากับภาพรวมของงาน

อย่าลืมระบบไฟฟ้าและทางเดินสาย

เวที เสียง แสง จอภาพ และอุปกรณ์ในเต็นท์ต้องใช้ไฟร่วมกัน ควรรวบรวมโหลดทั้งหมดและแยกวงจรตามความเหมาะสม ทางเดินสายต้องไม่สร้างจุดสะดุดหรือสัมผัสน้ำ หากกำลังไฟของสถานที่ไม่พอ ควรเตรียมเครื่องปั่นไฟและจุดติดตั้งที่ปลอดภัย

ควรสำรวจพื้นที่เมื่อใด

หากงานมีหลายระบบ พื้นที่เข้าถึงยาก หรือต้องติดตั้งโครงสร้าง การสำรวจหน้างานช่วยลดความคลาดเคลื่อนได้มาก ทีมจะตรวจขนาดจริง จุดขนของ ระดับพื้น แหล่งไฟ ข้อจำกัดด้านเสียง และเวลาที่สถานที่อนุญาตให้ทำงาน ก่อนสรุปรายการและราคา

ข้อมูลที่ช่วยให้เลือกขนาดได้เร็ว

ประเภทงานและกิจกรรมหลัก
จำนวนผู้ร่วมงานและรูปแบบที่นั่ง
ขนาดพื้นที่หรือแปลน
ภาพถ่ายทางเข้า จุดติดตั้ง และพื้นที่โดยรอบ
วัน เวลา และจำนวนชั่วโมงใช้งาน
รายการอุปกรณ์ที่สถานที่มีอยู่แล้ว
ธีมงานและความต้องการด้านภาพ
ข้อจำกัดเรื่องเสียง ไฟฟ้า และเวลา

หากยังไม่แน่ใจว่าควรเลือกอุปกรณ์ขนาดใด ส่งรายละเอียดและภาพพื้นที่ให้ Nexta Solution ช่วยจัดรายการได้ ทีมดูแลทั้งเวที เสียง แสง เต็นท์ อุปกรณ์ประกอบ เครื่องปั่นไฟ และงานอีเวนต์ครบวงจร จึงช่วยให้แต่ละระบบทำงานร่วมกันได้อย่างเหมาะสม

ก่อนกำหนดจำนวนอุปกรณ์ ดูบริการเช่าอุปกรณ์จัดงาน และแจ้งผังพื้นที่ จำนวนแขก และกิจกรรม หากมีจอ ระบบเสียง หรืออุปกรณ์ใช้ไฟหลายชนิด สามารถสอบถามบริการเครื่องปั่นไฟ เพื่อประเมินระบบไฟร่วมกันได้

LINE OA: @029wammr

โทร: 094-228-2862

บทความที่เกี่ยวข้อง